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オフィス移転スケジュールのコツ

オフィス移転スケジュールのコツ

「間に合わない」はご法度!「移転スケジュール」のポイント!

オフィス移転は、物件探しや契約の他にも、レイアウト決定や業者の見積もり・発注、退去ビルの原状回復工事などやることがたくさん!スケジュールをきちんと組んでおかないと、

「入居するビルの工事が間に合わない!」

「退去するビルの原状回復工事が間に合わない!」

「確認漏れのため、予定外の費用が発生した!」ということになりかねません。

本来の業務に支障が出ることがないようにオフィス移転スケジュールをきちんと組むことが必要です。ここではオフィス移転スケジュールのコツとして、なるべく基礎的で失敗しがちなポイントをシンプルに説明していきたいと思います。

オフィス移転スケジュールは「退去日」から逆算せよ!

オフィス移転スケジュール最大のポイントは現在入居中ビルの「退去日」です。退去する日=鍵の返却日になります。移転スケジュールは、この日を起点に逆算して立てていきましょう。

退去日を確定するには、現在入居中の貸事務所へ退去する旨を通知する必要があります。(解約予告)

解約予告は、提出までの期間があります。現在賃貸借契約しているビルの契約書の中に、「退去する際には、退去日の○ヶ月前までに貸主に対して、退去する旨を書面により告知すること。」など記載されているはずです。解約予告期間は契約内容により異なりますが6か月前や3か月前が一般的です。この解約予告により、退去する日(鍵の返却日)が決まります。まずは、現在入居中の賃貸オフィスビルの契約書を確認しましょう。

「退去日」までに終わらせておかなければならないこと!

「退去日」までに、大まかに下記のことを済ませておく必要があります。

★原状回復工事(退去するオフィス)
★引越し作業
★入居オフィスの工事
★パーテションや什器備品の納入
○(その他各種届出)

ここでは、業者発注が必要となる★の項目に着目してオフィス移転スケジュールの注意ポイントを見ていきます。

(→オフィス移転手続きチェックリストも参考にどうぞ)

原状回復工事に掛かる期間に注意!

一般的には、解約予告をした退去日までに原状回復工事を完了させてオフィスの鍵を返却することで、退去完了となります。したがって、退去日から原状回復工事期間を踏まえた移転日(引越し日)を設定する必要があります。

引越し作業の曜日制限に注意!

引越し作業では、エレベーターをかなり占有して作業をすることとなるため、他のテナント様へ配慮し、平日の引越し作業を禁止し、土曜日や日曜日、祝祭日に行うように制限がある場合があります。

入居工事の工事期間と曜日制限に注意!

入居工事についても、特にパーティション工事(間仕切り工事)などは、他のテナント様へ配慮し、平日の工事を禁止し、土曜日や日曜日、祝祭日に行うように制限がある場合があります。

パーティションや什器備品等の納品納期に注意!

工事に関するビル側の曜日制限とは別に工事や什器備品等、新たに購入するものの納品が可能かどうかの確認も必要です。特にパーティション工事(間仕切り工事)は、商品自体の納品に時間が掛かる場合や工事をする職人さんの手配など時間が必要な場合もあります。予め、発注する前に業者さんに確認するようにしましょう。

オフィス移転スケジュールの例

例えば、8月31日が退去日(鍵の返却日:契約終了日)として、原状回復工事期間が12日間とすると遅くとも8月20日までに引越しを完了させて、原状回復工事が出来る状態(什器備品 等、荷物が無い状態)にしておく必要があります。

また、移転先のビルでは、引越し作業について、土曜日や日曜日、祝祭日に行うように制限がある場合があり ます。そうなると2015年の場合、引越し日は、8月15日(土)、16日(日)となります。

15日(土)を引越し日とすると入居工事を15日までに完了 していることが望ましいです。

パーティション工事など曜日制限がある場合、前週の8日(土)、9日(日)に移転先ビルの工事を行うことになります。

したがって、遅くと も8月8日までには、新オフィスの賃貸借契約が開始され、鍵の引渡しを受けておく必要があります。

移転スケジュールの例

オフィス移転スケジュールでは、早めに注意が必要な項目について、関係先に確認をして、無理のないスケジュールを策定し、段取り良く、オフィス移転業務を 進めていくことが望ましいでしょう。新しいオフィスの賃貸借契約を締結する際には、スケジュールに関する注意点を確認した上で、賃貸借契約を締結することをおすすめします。

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