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マイナンバー制度の導入準備

マイナンバー制度の導入準備

2016年1月よりマイナンバー制度の運用がスタートします。この運用スタートにより、社会保障・税・災害対策の行政手続でマイナンバー(個人番号)の使用が始まります。マイナンバー導入の対応はおわっていますか?

それに伴い民間事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバー(個人番号)を取扱います。

マイナンバーの導入準備は、従業員を雇用しているすべての事業者に必要です。

導入準備として知っておきたい『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)』を中心にご紹介致します。

すでに準備を進められている企業様もこれから準備を進める企業様も参考にしてください。

マイナンバー制度とは?

マイナンバー制度とは、行政を効率化、国民の利便性向上、公平・公正な社会を実現することを目的に、住民票を有する国民一人ひとりに対して、12桁の個人番号を付します。

これにより効率的に情報管理を行うことで、個人を正確かつスムーズに特定できるようにする制度です。まずは、社会保障・税・災害対策の3分野で活用されることになっています。

民間事業者は『個人番号関係事務実施者』となります。

マイナンバー法では、個人番号を取り扱う立場を2つ(個人番号利用事務実施者と個人番号関係事務実施者)設定しています。

民間事業者は、『個人番号関係事務実施者』として、法12条:安全管理措置義務を負うこととなります。

〇個人番号利用事務実施者・・・主に行政機関を指し、管轄業務において個人番号を利用する者および立場の者。

〇個人番号関係事務実施者・・・行政機関が個人番号を利用する為に補助的に個人番号を扱う者。民間業者は主にこの立場に該当します。

民間事業者がマイナンバー導入へ行う準備とは

民間事業者は、対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。

マイナンバーの取り扱いの流れ(取得⇒利用・提供⇒保管⇒開示・訂正・利用停止⇒廃棄)に対応した準備が必要となります。

まずは下記の6つのチェックリストにある点を確認しましょう。

マイナンバー導入6つのチェックリスト

□1 マイナンバーを扱う担当者を決めましょう。

□2 マイナンバーを従業員から取得する際は、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

□3 マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

□4 ウィルス対策ソフトを最新版にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。

□5 退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら確実に廃棄しましょう。

□6 従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

マイナンバー導入に必要な準備

1、マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり。(基本方針、取扱規程の策定)

  • 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする。
  • 事務において特定個人情報等の範囲を明確にする。
  • 特定個人情報等の事務取扱担当者を明確にする。

2、マイナンバーに対応したシステム開発や改修。(人事、給料、会計システム等への対応)

3、特定個人情報の安全管理措置の検討。(組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など)

4、社内研修・教育の実施。(特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底)

マイナンバー取扱いの注意点

民間事業者は従業員などのマイナンバーを取得し、利用・提供、保管から廃棄に至るまで各ステージでどのようなことに注意して取り扱う必要があるのでしょうか?

マイナンバーの取り扱いについてはガイドラインを踏まえた適切な対応が求められます。それを「マイナンバー取り扱いの流れ」に沿って見ていきましょう。

(1)マイナンバーの取得

民間事業者は社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って、従業員等に個人番号の提供を求めることができます。

<利用場面の例>

  • 入社
  • 身上関係変更(結婚、被扶養者追加等)
  • 休職・復職
  • 組織異動(分社、出向等)
  • 証明書発行
  • 退社

<対象業務の例>

  • 社会保険関係手続
  • 雇用保険、健康保険、厚生年金保険等
  • 税務関係手続
  • 年末調整、源泉徴収等

●利用目的をきちんと明示しましょう!

●マイナンバー取得時の本人確認は他人のなりすまし等を防止するために厳格に行ってください。

(従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、従業員が扶養親族の本人確認をすることになります。)

(2)マイナンバーの利用・提供

民間事業者は社会保障に関する手続き書類に従業員などのマイナンバーなどを記載して役所に提出します。

マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが求められます。

マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。

●利用目的以外での利用・提供はできません!

法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。

(3)マインバーの保管

民間事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。

また、従業員などに対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

社会保障及び税に関する⼿続書類の作成事務の全部⼜は⼀部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者⾃らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を⾏わなければなりません。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)により、具体的な対応が求められています。

<安全管理措置6つの項目(ガイドライン)>

適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です

  • ①基本方針の策定
  • ②取扱規定等の策定
  • ③組織的安全管理措置
  • ④人的安全管理措置
  • ⑤物理的安全管理措置
  • ⑥技術的安全管理措置

※中小規模事業者に対する特例が設けられており、実務への影響に配慮されています。

>>⑤物理的安全管理規定については、マイナンバー制度|物理的安全対策措置の方法 をご参照ください。

(4)マイナンバーの廃棄

マイナンバーが記載された書類の保管は、必要がある場合に限り保管し続けることが出来ます。不要な場合は、速やかに廃棄・削除しなければなりません。

特定個人情報の保管制限・・・法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管 してはなりません。

特定個人情報の廃棄・・・法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集 又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する 手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、 所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

マイナンバー導入準備のまとめ

マイナンバー取扱いガイドラインは、特定個人情報保護委員会のウェブサイトに掲載しています。事業者編に詳しく説明があるので、是非ご参照ください。

>>個人情報保護委員会:マイナンバーガイドライン資料集

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