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オフィス移転の挨拶状のマナーと文章例

会社が移転をするときに取引先などに送る「移転のあいさつ状」。

挨拶状や事務所移転のお知らせはいつごろ送るのが最適なのでしょうか?またその方法はハガキとメールのどちらが良いのでしょうか?マナーと、文例をご紹介します。

移転のお知らせ

目次:移転の挨拶状マナーと文章例

  1. 移転の挨拶状送付のタイミングは?
  2. 移転のあいさつはハガキかメールか?
  3. 移転のあいさつ状(郵送物)の種類
  4. 移転の挨拶状に必要な項目
  5. 移転のあいさつ状文章例
  6. 移転の連絡メール文章例
  7. 移転の挨拶状まとめ

1 移転の挨拶状送付のタイミングは?

移転のあいさつ状を送付するタイミングはいつごろが良いのでしょうか?

事務所移転のお知らせは、移転日の1ヶ月前を目安に送付するとよいでしょう。

取引先の方でも御社の登録住所を変更する作業が出てくることから、移転前ギリギリにならない方が良いでしょう。

そのため、挨拶状の送付先リストの作成は、なるべく前持って作業をしておきましょう。

2 移転のあいさつはハガキかメールか?

移転のあいさつは、ハガキなど郵送の他、メールやFAX、ホームページを使った告知などの方法があります。

中でもハガキなど郵送の挨拶状は丁寧でオフィシャルな印象を与えるため是非送っておきたいところです。

ただし郵送の場合には費用も掛かりますし、取引先企業の代表者に送付した場合、その企業の他の方まで回覧してもらえるとは限りません。

後々取引先の担当者の方が「私は移転を聞いていないよ」という事態にもなりかねません。

そこで会社移転の挨拶状は、郵送物(ハガキなど)と、メールを併用すると良いでしょう。

ハガキなど郵送物の手配とともに、移転日の1ヶ月ほど前から社員各自に取引がある方へメールを送るように伝えておくと良いでしょう。

そのときに提携文章を容易して渡しておくと良いでしょう。

定期的に請求書や納品書などを送付している場合は、その中に移転のお知らせ(ご案内)を入れておくのも方法のひとつです。

移転の文章例、サンプルは後述するとして、その他に、メールの署名欄に移転すること(したこと)を記載しておくのも有効な手段です。

移転1ヶ月前~移転後3ヶ月間程度は移転した旨を入れておくとよいでしょう。

さらに事務所移転が年賀状を送るタイミングと近いようでれば、年賀状にも「去る○月○日に移転しました。」「今年○月○日に新宿区○○から港区○○に移転します。」などと移転の旨を記載しておくと良いでしょう。

↓会社移転に関するメール署名例↓

○●---------------------------------------------------------------------------------●○

  <<○月○日に事務所を移転しました。>>

  株式会社○○○○○○ 部署名 役職  サンエス 太郎 / SANESU TAROU

  〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF

  TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: sanesu@buil-sanesu.co.jp

  URL: http://www.buil-sanesu.co.jp/

○●---------------------------------------------------------------------------------●○


3 移転のあいさつ状(郵送物)の種類

移転のあいさつ状には はがきタイプの他、封筒にカードを入れたもの、封筒に折りのカードを入れたもの、長形3号封筒にA4用紙を3つ折りにした入れたものなどがあります。

折ってあるカードタイプが一番豪華に見えますが、もちろん値段も高くなります。どのタイプでも失礼にあたることはないので予算と相談しましょう。

  • ハガキ
  • 単カード+封筒
  • 折カード+封筒
  • A4用紙3つ折り + 長形3号封筒

移転挨拶状の種類

ただ、情報の中には、出来れば地図を追加して、新しいオフィスへお客様が迷わず訪問できるようにすると良いでしょう。

それでは地図の他、移転のあいさつ状に盛り込まなければならない事柄とはどのようなものがあるのでしょうか?

4 移転のあいさつ状に必要な項目

移転のあいさつ状やお知らせには、どんな項目を入れなければならないのでしょうか?必要な項目は下記の6つになります。

  1. 日ごろのご愛顧のお礼
  2. 移転先の新住所
  3. 移転先の電話番号
  4. 移転先での営業開始日 「○日より新住所での営業となる」という旨
  5. 地図(出来れば)
  6. 今後の抱負や今後のお付き合いのお願い

なお、挨拶状で事前案内する場合、封筒裏面は「旧住所」にしましょう。

案内状の宛先不明の場合には、封筒裏面の住所に返送されるので、必ず受け取れる「旧住所」を記載しておきましょう。

5 移転のあいさつ状(郵送物)の文章例

移転の挨拶状の文章例、サンプルになります。ホームページでの告知にもこちらの文章を利用することができます。

※の付いている箇所は文章例の下に差替え案を記載しています。


タイトル:移転のご案内(事務所移転のお知らせ)

拝啓 

○○の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ※1

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さて このたび 弊社(株式会社○○○○○○)は (業務拡大に伴い、)○月○日より、下記へ移転し業務を行うことになりました。

新事務所はスペースが広くなり ご来訪いただく皆様方に 十分ゆったりとしたスペースをご提供できるようになりました。※2

これを機に 社員一同旧に倍して精励し 皆様のご期待に沿う決意です。  ※3

今後とも格別のご支援ご指導を賜りますようお願い申し上げます。  ※4

まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます。

                                                                敬具

                 平成○○年○月


株式会社 ○○○○○

代表取締役 ○○○○

新住所 〒000-0000 ○○○○○○○○○○

電 話 ○○-○○○-○○○○

FAX ○○-○○○-○○○○

営業開始日 平成○○年○月○日


文章の差替え案

※1 ○○の候   ここは下記より時期に合うものをお選びください。

  • 1月  厳寒の侯  初春の候
  • 2月  余寒の侯
  • 3月  早春の侯
  • 4月  陽春の侯 / 桜花の候
  • 5月  新緑の侯
  • 6月  梅雨の侯
  • 7月  盛夏の侯
  • 8月  残暑の侯 / 立秋の候
  • 9月  初秋の侯
  • 10月  秋冷の侯 / 菊花の候
  • 11月  晩秋の侯
  • 12月  初冬の侯

※2

新事務所は○○駅にほど近く、よりアクティブな営業活動の拠点となるものと存じます。

新事務所は○○駅に近く便利になりましたので、お近くにお越しの際はお気軽にお立ち寄り下さいますよう、お待ちいたしております。

新事務所は都心からは少し離れましたが、緑が多く、スペースも広くなりましたので、お近くにお越しの際は是非お立ち寄りください。

※3

これを機に社員一同心機一転 さらに一層精励し 皆様のご期待に沿う所存です。

これを機に社員一同心を新たに、社業発展のためさらに努力いたす所存でございます。

これを機に業務の拡大を図ると共により多くの皆様にご愛顧をいただけますよう一層努力いたす決意でございます。

※4
何卒 倍旧のお引立てを賜りますようお願い申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。


6 移転の連絡メール文章例

移転の連絡は担当者宛に各社員から1ヶ月ほど前からメールを送ってもらうようにしましょう。

メールには地図URLをつけ、新しいオフィスに訪問する方が迷わないように配慮すると良いでしょう。


件名:事務所移転のご挨拶

本文:

○○○株式会社 部署名 役職 ○○○様


いつも大変お世話になっております。

株式会社○○○○○、営業部の○○です。


事務所移転のお知らせでご連絡差し上げました。

この度当社は、(業務拡大に伴い)○月○日付けで、下記へ移転することになりました。


移転を機に、社員一同、心を新たにして努力する覚悟でおりますので

今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜わりますようお願い申し上げます。


メールにて恐縮ですが、まずはご挨拶かたがたお知らせ申し上げます。


■新住所     〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF

■新電話番号  00-0000-0000

■新FAX番号  00-0000-0000

■業務開始日時  平成○○年○○月○○日(○)午前○○時より

■地図      URL:××××××××

○●-------------------------------------------------------------------------●○

  <<○月○日に事務所を移転しました。>>

  株式会社○○○○○○ 部署名 役職  サンエス 太郎 / SANESU TAROU

  〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF

  TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: sanesu@buil-sanesu.co.jp

  URL: http://www.buil-sanesu.co.jp/

○●-------------------------------------------------------------------------●○


7 移転の挨拶状まとめ

オフィス移転、事務所移転は郵送物とメールを併用して、関係者の方々に漏れなく伝わるように配慮しましょう。

移転準備は本来の業務を進めながら行わなければならず、バタバタと決めなければならないこと、準備すること、申請することが出てきます。

挨拶状はギリギリになって間に合わない!となることが考えられるので、早めに担当者を決定して、リスト作りから計画的に行っていきましょう。

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