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事務所移転マニュアル|オフィス移転の進め方とポイント!

事務所移転は、企業にとって数年に一度あるかないかの特別な業務です。忙しい通常業務と並行して行われるため何かと煩雑になりがちな事務所移転に関する業務です。

事務所移転をスムーズかつ効率的に進めていくためのオフィス移転の進め方とポイントを解説したものが

事務所移転の進め方とポイント!【 事務所移転マニュアル 】です。

これからオフィス移転を計画される経営者様や担当者様に事務所移転マニュアルを参考にしていただければ幸いです。

事務所移転マニュアル|目次

1オフィス移転計画の立案

  • 入居中オフィスの現契約内容を確認する!
  • オフィス移転の目的と変更しないことを明確にする!
  • 上記1・2を踏まえ、新オフィスに対する要求条件をまとめる!

2移転先オフィス物件の選定

  • オフィス物件の面積に注意が必要!
  • 物件を見学(内覧)時にチェック!入居中している他テナントの利用状況に注意!
  • 物件を見学(内覧)時にチェック!照明や空調、点検口、警備センサー、防災設備など天井の状況に注意!
  • 入居から退去までのトータルコストに注意!

3移転先オフィス物件の賃貸借契約

  • 金額的には、契約期間内のトータルコストを重視して交渉する!
  • 賃貸借期間の開始日は、移転スケジュールを踏まえて無駄なく設定する!
  • 入居工事の工事作業区分を確認し、条件交渉とともに交渉する!
  • 契約書の内容は必ず確認をし、ポイントを絞り交渉する!

4オフィスプランニング

  • 作業効率やコミュニケーションを考慮したデスクやキャビネットの配置!
  • セキュリティや避難通路の確保を考慮した動線!
  • 使い勝手とコストを考慮した間仕切り(パーティション)の素材と施工を選定!
  • コストを掛ける部分とコストを極力掛けない部分を明確にする!

5各種入居工事・作業業者の選定・発注

  • コスト・労力・時間のどこに力点を置くかで業者を選定する!
  • 見えないコスト(労力と時間)をどのように評価するか!
  • 見積り金額と工事作業内容のバランスが大切!

6移転前の手続き・届出等

  • 電話・光ファイバー・プロバイダの移転手続き!
  • リース物件(複合機など)の移動手続き!
  • 移転先オフィスと現オフィスの工事作業の届出等の手続き!
  • 移転挨拶状や社内印刷物・ゴム印などの手配!
  • 郵便局への転送手続き!

7各種入居工事・作業の工程管理・現場管理

  • 工事作業の工程表を作成する!
  • 工事作業の当日に鍵の開閉が必要になります!
  • 工事作業の当日に工事作業の指示が必要!
  • 工事作業の完了をしっかりと確認しましょう!

8引越作業の事前準備と引越当日

  • オフィスレイアウト上の什器類に番号を振り付ける!
  • 什器類およびその中身を梱包したダンボールに同じ番号を振り付ける!
  • パソコンのキーボードやマウス配線類はひとまとめにすぐわかるように梱包を!
  • 搬出はダンボール類から什器類、搬入は什器類からダンボール類!
  • 引越当日は搬出側と搬入側の担当者を決めておきましょう!

9廃棄処分、原状回復工事

  • 液体ものやスプレー管などは事前に中身を抜きましょう!
  • 冷蔵庫、テレビは家電リサイクルが必要!
  • 重要書類は事前にシュレッタまたは溶解処分を!
  • 造作として設置した間仕切りは原状回復工事と切り離して解体・処分しましょう!
  • 原状回復工事はビル側と工事作業項目のすり合わせを行いましょう!

10移転完了後の各種届出等

  • 法務局
  • 税務署・都道府県税事務所
  • 社会保険事務所
  • 労働基準監督署・ハローワーク

事務所移転マニュアルの使い方

事務所移転マニュアルは、オフィス移転業務の工程ごとに10のSTEPより構成されています。事務所移転マニュアル目次より、気になる工程の部分をスポット的に参照頂ける他、下記のリンクより、事務所移転マニュアルのSTEPを順番に読み進めて頂けるようになっています。<事務所移転マニュアル|オフィス移転の進め方とポイント!>を参考にして頂き、スムーズかつ納得いく事務所移転・オフィス移転を進めていってください。

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