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会議室コスト比較|社内VS外部レンタルどっちがお得!

社内と貸会議室のどちらがお得

オフィス内におけるスペースには、執務スペースの他、共用機能スペースがあります。

共用機能スペースの代表的なものに会議室があります。

会議室は、執務スペースと違い必要な時に必要な時間だけ使用することの多いスペースです。

言い換えれば、四六時中使用されないスペースとも言えます。

つまり、会議室は、使用頻度や使用方法によっては、無駄にコストを掛けている場合が考えられます。

社内の会議室と外部の貸会議室をそれぞれ利用した場合を比較して、会議室コストを検証してみましょう。

社内会議室のコストってどれ位?

社内の会議室に掛かっているコストは、必要面積X賃料単価により算出できます。

必要面積は、使用人数の想定により変わってきます。一般的な必要面積は、下記の通りとなります。

一般的な会議室の面積

一般的な会議室の必要面積

続いて、賃料単価は、現在の賃料を契約面積で割ることで算出できます。ここでは、中央区日本橋エリアの賃料相場を利用して計算します。

中央区日本橋エリアの賃料相場

中央区日本橋エリアの賃料相場

すると、会議室に掛かっている賃料(1ヶ月あたり)が算出され、下記の通りとなります。

社内の会議室に掛かるコストの把握が出来ました。続いて、会議室を外部利用することを想定して、貸会議室 の利用料金を調べてみます。

会議室に掛かっている賃料(1ヶ月)

会議室に掛かる賃料算出

貸会議室のコストはどれ位?

日本橋エリアの一般的な貸会議室の利用料金は、下記の通りとなります。

中央区日本橋エリアの貸会議室利用料金

中央区の貸会議室の利用料金

先程、算出した社内会議室のコストと貸会議室の利用料金を比較すると下記の通りとなります。

社内会議室vs貸会議室ボーダーは何時間?

社内会議室vs貸会議室ボーダーラインは何時間?

会議室と貸会議室を借りた場合


コストで比較した場合、上記の時間以上 会議室を利用をしていれば社内会議室の方がお得です。

しかし、もしも上記時間ほど会議室を利用していないのであれば外部の貸会議室を利用した方がコストメ リットが出ることになります。

仮に、1日の会議室利用時間を2時間とすると下記の利用日数がボーダーラインとなります。

オフィス面積50坪

8人用会議室 14日  12人用会議室 11日  20人用会議室 13日

オフィス面積80坪

8人用会議室 16日  12人用会議室 12日  20人用会議室 15日

オフィス面積120坪

8人用会議室 18日  12人用会議室 14日  20人用会議室 17日

会議室の利用度評価で意外な事実が判明!?

会議室に掛かるコストの把握の次は、会議室の利用度評価をする必要があります。

会議室の利用度評価とは、 実際にどのように会議室が利用されているかを利用者のヒアリングやアンケート調査、利用実態調査などの
分析を行うことです。

調査項目としては、下記の項目が必要となります。

  • 使用目的
  • 月単位の利用回数
  • 使用時間
  • 曜日単位の利用回数
  • 参加人数
  • 利用した会議用のツール (ホワイトボード、プロジェクターなど)
  • 特にオフィスの設置から年数が経っている場合は、仕事の内容や仕事の進め方の変化に伴い、会議室の利用 方法なども当時とは

大きく変化していることが考えられます。

社内ヒアリングや調査をしてみると・・・

『打ち合わせや個人の仕事での使用が多く、本来の会議室の使用目的と して考えられる意思統一や意思決定として使われているケースが少ない。』

『会議室で想定している利用人数 より少ない人数での利用が多い』

『そもそも利用回数が少ない』『決まった曜日にしか使用していない』 など 意外な事実が判明することがあります。

会議室は企業姿勢を映す鏡!!

社内会議室と外部の貸会議室には、それぞれメリット・デメリットがあります。

そのあたりも十分に考慮し、 コスト面と利用者満足のバランスを考えましょう。

会議室使用の現状を把握し、会議室の利用状況から垣間見える『業務の進め方』にも着目をして、効率的かつ働きやすいオフィス環境の構築をしてください。

会議室は企業姿勢を映す鏡とも言えます。社内の会議室利用状況をもう一度確認して、貴社にとって一番お得な選択をしてください!

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