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オフィス移転計画のコツ

オフィス移転計画のコツ

オフィス移転計画は新たなステージへのアクセスマップ!

あなたは、初めての目的地に行く際にどうしますか?

おそらく、目的地の道順を地図で確認して、目的地に向かい、途中、途中あやふやになれば、再度地図を確認し、道を間違えていれば修正し、目的地に到達します。 オフィス移転計画とは、まさにオフィス移転の目的地(目的を達成するため)のアクセスマップです。

オフィス移転では、様々な場面で決断しなければならないことが多くあります。その決断の際に、目的に適った決断をするために立ち返ることの出来る場所がオフィス移転計画です。

しっかりとした地図(オフィス移転計画)を立てておくことが、オフィス移転に掛かる手間や時間、コストをコントロールすることにつながります。

これからオフィス移転を進めて行こうと考えている経営者様や担当者様のオフィス移転計画の立案に参考にして頂けるように、オフィス移転計画のコツをまとめました。 参考にしてください。

オフィス移転計画のコツとは?

オフィス移転には、人員変化による面積拡張(縮小)、立地改善、経費削減、オフィスの統廃合など様々な理由が考えられます。

このオフィス移転の目的を達成するためには、
オフィス移転の2大要素(物件探しと内装・オフィスレイアウト)に対して、
絶対条件要求条件を明確化し、 その実現に向けて、2大業務(業者選定、スケジュール作成)を通じて、効率的かつ確実に実行するための道しるべとなるオフィス移転計画とすることです。

  1. オフィス移転目的の明確化とは?
  2. オフィス移転2大要素の絶対条件、要求条件を考える!
  3. オフィス移転2大業務を考える!

1. オフィス移転目的の明確化とは?

現状に何かしらの問題や課題があり、その解決策としてオフィス移転があります。

何を解決することが必要なのか?オフィス移転の目的を明確化しておくことが、オフィス移転計画には必要です。

オフィス移転の目的

  • 人員増による拡張移転
  • 人員減による縮小移転
  • 会議室やミーティングコーナー増設による拡張移転
  • 経費削減のための賃貸料削減移転
  • 業務効率向上のための立地改善移転
  • 複数階に分かれているオフィスの統合移転
  • 複数ビルに分かれているオフィスの統合移転

2. オフィス移転2大要素の絶対条件、要求条件を考える!

オフィス移転の目的に応じた
オフィス移転の2大要素(「物件探し」と「内装・オフィスレイアウト」)に関する
絶対条件 (オフィス移転の目的に絶対必要な項目)と
要求条件(絶対条件ではないが、出来ればより良い項目)を
物件選定や内装・レイアウト業者選定に対して明確にしておくことで、 イメージ通りの物件選定、内装・オフィスレイアウトの完成につながります。

物件探し

オフィス物件探しにおいて考える必要のある項目は、予算(賃料・共益費、預託金)・場所(立地)・面積(大きさ)・時期・設備・グレードがあります。 これらの項目には、密接な関係があります。

予算を考える場合、立地とグレードが特に関わってきます。

賃貸オフィスビルの相場は、オフィスビルの所在エリアやグレードによってある程度の相場感があります。

例えば、現在、中央区人形町周辺にあるオフィスビルから同じ予算で、千代田区大手町・丸ノ内に移転しようと考えても、まずそのような移転先オフィスビルはありません。

また、同じエリアだとしても小さいオフィスビルから大きいハイグレードビルに移転しようとしても、同じ予算では物件を見つけることはできません。

また、同じ賃料価格帯であっても、面積と比例して賃料総額が増えることになります。

物件探しは、特に絶対条件となる項目に基づいて、物件探しを進め、要求条件となる項目に基づいて、比較選定を進めていくことが必要となります。

<予算>

予算に関連する項目には、イニシャルコストとなる預託金(敷金・保証金)、礼金・償却とランニングコストとなる賃料・共益費、清掃費、水道光熱費、駐車場代などがあります。

これらの予算を検討する際には、自社のオフィス賃料コストはどのくらいの賃料が妥当なのか?

希望の立地・グレードから考えどのくらいの賃料が妥当なのか?この2点から大まかな予算を設定していきます。

<場所(立地)>

オフィスの立地を考える際に考慮される事柄としては下記のような事柄があります。

  • 賃料相場的に希望予算にマッチしているか?
  • 従業員の通勤アクセス
  • 取引先等の業務上交通アクセス
  • 電話番号の変更が可能かどうか?
  • 定款の変更が可能かどうか?(本店所在地の変更に必要な場合がある)
  • 税務署の管轄変更をしても良いか?

<面積(大きさ)>

面積に関しては、一般的には、一人当たり2~3坪くらいと言われていますが、使い方やレイアウトによって、又は感覚によっても必要な面積は変わってきます。

必要な面積を算出する際には、執務スペース(デスクなどを配置するスペース)と業務支援スペース(会議室やミーティングスペース、エントランスなど)に分けて考えると効果的です。

執務スペースは、現在の執務スペースに関して、狭いと感じているか?はたまた、広いと感じているか?ちょうど良いと感じているか?を基準に考えます。

業務支援スペースについては、現状の利用状況や将来的な利用方法を考え、会議室ならば、面積(何人用)や個室個数を算出します。

参考までにオフィス内のスペース配分割合としては、執務スペース54%、業務支援スペース30%、生活支援スペース7%、通路スペース7%、その他(デットスペースなど)2%と言われています。

物件選定について、面積に関して注意が必要なことがあります。

表面的に目にする募集面積には、オフィスとして使用できる部分の面積での契約面積となるネット契約とトイレや給湯室などの面積も含め契約面積となるグロス契約の2種類があります。対象物件がどちらの形態の面積表示であるかを確認し、ネット面積での比較が必要です。

募集面積50坪グロス10%の物件と募集面積45坪ネットの物件では、実際にオフィスとして利用できる面積は、同じということになります。

>>必要なオフィスビル面積算出のコツ

<時期>

オフィス移転の時期を明確にしておきましょう。オフィス移転(引越し作業)をするには、通信やインターネット回線、荷物の梱包や開梱など様々な準備があります。これらは日常業務に影響しますので、業務上の繁忙期を避けた方がよいでしょう。

また引越し日は基本的に休日になります。

移転先の新オフィスで何時から業務を開始するのか?を設定することが必要です。

>>オフィス移転スケジュールのコツ

<設備>

最近のオフィスビルは、ほとんど一般的に必要とする設備は整っているビルが多いですが、『電気容量が多く必要である』『200Vが必要である』『防災対策が整っている』『駐車場が必要である』など、絶対条件となるような設備については、その設備条件を踏まえた物件選定が必要となります。

<グレード>

オフィスビルのグレード感に関連する部分には、ビルの規模(1フロア面積、ビル高さなど)や外観イメージ(ガラス張り、カーテンウォール、パネル、タイル張り、レンガ調など)があります。

ビルグレードは、顧客イメージやリクルート活動など対外的な企業イメージに影響します。

自社のイメージをどのように表現するかを考えて検討するのも良いと思います。

内装・オフィスレイアウト

内装・オフィスレイアウトは、移転先オフィス物件が決まってから最終的に決定することですが、物件探しの段階からイメージを持って選定することが、より良いオフィス環境構築やオフィス移転予算の設定に必要となります。

<個室の設置>

個室としての設置が想定されるスペースには、会議室・応接室・倉庫・更衣室・社長室・サーバー室などがあります。

どの個室がいくつ必要で、それぞれどのくらいの面積が必要かを考慮する必要があります。

<デスクの配置>

デスク配置には、『そこで働く人が快適かつ効率的に業務ができること』が必要です。そのために考慮する必要があることがあります。

<デスクの大きさや個人スペースに影響する>

  • 作業スペースはどれくらい必要か?
  • ファイリングは、個人管理なのか?グループ管理なのか?

<デスクレイアウトに影響する>

  • ワークスタイルは、コンセントレーション(集中)重視か?コミュニケーション重視か?
  • 個人ワークが主体なのか?コラボレーション(協働)によって進めて行くのか?

上記の点を踏まえたデスク配置方法を考える必要があります。

<動線計画>

動線とは、事務室内の人や物が目的を持って移動する経路のことです。

>>動線(動線計画) (オフィスレイアウト・内装工事に関する用語)

動線のその幅や長さを適切に設定するための計画を動線計画と言います。事務室を機能的に使うために欠かせない計画が動線計画です。

動線計画では、セキュリティや避難経路として適切かどうかという安全面からのアプローチが必要であり、機能性評価と安全性評価の両面からの検討が必要です。

3. オフィス移転2大業務を考える!

業者選定

オフィス移転の業者選定において、考慮することは、『時間・労力・コスト』となります。

業者のタイプにより、『時間・労力・コスト』に掛かるバランスが変わってきます。

自社の状況により、適切なタイプの業者を選定することが必要です。

ワンストップ型

オフィス移転に必要な工事・作業を1社にワンストップで発注するタイプ。

時間:普通 労力:少ない コスト:高め

分離発注型

オフィス移転に必要な工事・作業をそれぞれ各専門業者に個別に発注するタイプ。

時間:掛かる 労力:多い コスト:低い

CM型

CM(コンストラクション・マネジメント)は、分離発注をマネジメントするタイプ。ワンストップ型に近いがCMにマネジメントを発注し、オフィス移転に必要な工事・作業はそれぞれ各専門業者に発注する。

時間:普通 労力:少ない コスト:高い

スケジュール策定

新オフィスでの業務開始日から逆算する!

オフィス移転のスケジュール策定では、まず、いつ新オフィスでの業務開始をするのか?ここから逆算をしてスケジュールを策定していきます。

この業務開始日を決めるにあたり、関係することが現オフィスの原状回復工事の日程があります。

オフィスを返却する場合に、一般的には、解約予告期間というものがあり、この期間内に原状回復工事を完了させてオフィスを返却する必要があります。

原状回復工事をするためには、オフィスの引越しが完了している必要があります。したがって、原状回復工事に掛かる期間より以前に引越日を設定する必要があります。

また、新オフィスでパーティション(間仕切り)工事を行う場合は、実際の引越日前までに工事が完了している必要がありますので、その期間を含めて、新オフィスの賃貸借契約の期間を設定する必要があります。

オフィス移転計画のまとめ

オフィス移転計画は、オフィス移転の目的を見失わず、オフィス移転計画を進めている中での新たな気付きや新たな課題に対して、その必要性や価値を判断するために『立ち返ることのできる場所』です。新オフィスでの新たなステージに立ち、自社の発展につながる納得のオフィス移転を成功させる道しるべとなるオフィス移転計画を立案してください。

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